就業規則、その他各種諸規程の作成・変更
就業規則、その他各種諸規程とは 作成、変更に当たっての注意 業務手順
就業規則、その他各種諸規程とは
就業規則は、職場で働く従業員の賃金、労働時間等の労働条件と、職場全体の規律や安全を保つ方法を定め、 労働者の権利と職場のルールを明確にし文書化する会社にとっての法律、憲法のようなものです。
絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し労働基準監督署に届出し、 かつそれを労働者に周知しなければなりませんし、その就業規則のなかに記載する内容についても、 必ず定めなければならない｢絶対的必要記載事項｣と、定めがある場合には記載しなければならない ｢相対的必要記載事項｣にと分けた定めがあります。
| 絶対的必要記載事項 ● 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇、交代勤務の場合の就業時転換に関する事項 ● 賃金の決定、計算、支払いの方法、賃金の決定と支払いの時期、昇給に関する事項 ● 退職に関する事項（解雇の事由を含む） 相対的必要記載事項 ● 退職手当適用者の範囲、退職手当の決定、計算、支払いの方法、支払いの時期に関する事項 ● 退職手当を除く臨時の賃金（賞与等）と最低賃金に関する事項 ● 労働者の食費、作業用品等の負担に関する事項 ● 安全衛生に関する事項 ● 職業訓練に関する事項 ● 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項 ● 表彰・制裁の種類、程度に関する事項 ● その他の事業場の労働者の全てに適用される定めに関する事項 |
上記の必要記載事項以外の採用、転勤・出向、休職、服務規律、福利厚生等に関する事項も事業場の労働者 の全てに適用されるならば 相対的必要記載事項になりますし、事業場の労働者の全てに適用されない場合にも 任意記載事項として就業規則のなかに記載することができます。
職場で働く従業員のそれぞれの性別・年齢に違いがあるように、能力、考え方、価値観にも違いはあるはずです。 そのような従業員の労働力を合理的・組織的に効率よく管理するためには、法律で義務付けられている以前に 就業規則により、事業場で働く個々の従業員の労働条件を明確にし、かつ職場全体の秩序を確立し労使関係の安定 を図る必要があります。
就業規則に懲戒・解雇についてを定め、どのような行為が懲戒・解雇の対象となるかを明示していなければ、 根拠となる法律がなければ犯罪者を裁けないようにその懲戒・解雇が無効となってしまう場合もあります。 その面からみれば10人未満の事業場であっても法律で義務付けられているいないにかかわらず、 就業規則が整備されていることが望ましいでしょう。
だからといって就業規則を作成・変更するときに、一方的に使用者側のみの意向に沿って定めるわけにはいきません。 就業規則の作成のときには従業員側から意見書、変更のときには同意書 を求めなければなりませんし、 そもそも就業規則に定めた事項が労働基準法、労働協約に反するときは、 その部分は無効となります。
正社員が10人未満の職場
就業規則の届出義務のある常時10人以上の労働者を使用するということは、一時的に10人未満になることがあっても 普段は10人以上の労働者を使用するということで、また労働基準法では労働者を｢正社員｣、｢パート・アルバイト｣、 ｢嘱託｣等と区別をしていませんので、正社員が10人未満であってもパート・アルバイトを合わせて常時10人以上の 事業場であれば就業規則の作成・届出・周知義務があります。
このようなパート・アルバイトを合わせて常時10人以上の事業場では正社員、パート・アルバイトに労働時間、 賃金等の労働条件に違いがあるでしょうから注意が必要です。労働契約で定めた労働条件が就業規則で定める 基準に達しない部分は無効となるからです。
この場合に正社員のみを適用とする就業規則しかないときには、パート・アルバイトにも正社員の労働条件が 適用されかねません。 パート・アルバイトを合わせて常時10人以上の事業場では、正社員、パート・アルバイト の適用関係をそれぞれの条項に明確化した就業規則を整備するか、あるいはパート・アルバイトの就業規則を別に作成する必要があります。
各種別規程
前述の「パート・アルバイト就業規則」のように、就業規則本体の量が膨大とならないように別に独立した 分野について一つの規程を作ることがあります。｢賃金規程｣、 ｢退職金規程｣、｢育児・介護休業規程｣ 等です。 また、労働者対象の規程ではない経営者である役員を対象とする｢役員就業規則｣、 ｢取締役会規程｣等は 就業規則と同じくするわけにはいかないので別に定めます。
| 各種諸規定の例 人事考課規程、職能資格等級規程、安全衛生管理規程、出向規程、機密保持規程、コンプライアンス規程、 出張旅費規程、会議規程、セクシャル・ハラスメント防止規程、パソコン使用管理規程、慶弔見舞金規程、 車両管理規程、文書管理規程、嘱託社員 就業規則、役員報酬規程、役員退職金規程、役員慶弔金規程等‥ |
作成、変更に当たっての注意
労働基準監督署、書籍あるいはインターネット上には様々な就業規則のひな型があります。これらのひな型 を使用すれば、 たしかに法律上は問題なく就業規則を整備することができます。しかしひな型に書かれている 内容は一般向けとなりますので、絶対的必要記載事項はともかく、 相対的必要記載事項、任意記載事項 については会社の実情と相違点があるかもしれません。
ひな型を安易に導入すると、決めた覚えのない労働条件を定めたことになり、後日に思ってもいなかった トラブルが発生するおそれがあります。就業規則がないためのトラブルではなく、あるがためのトラブルは本末転倒です。 トラブルの有無以前にその条項を変更するためには、従業員の同意を得るかもしくは、 労働基準監督署に変更の合理性を認めてもらわなければなりません。
就業規則を新規に作成し、労働基準監督署に届け出るときに添付する意見書 は文字どおり｢意見を聞く｣だけのものであり、 賛成であれ反対であれ意見の内容が記載され、 就業規則自体に法令等に達しない部分がないかぎり受理されます。
しかし就業規則を変更するときには、従業員の合意を得た同意書を添付する必要があります。 同意書を添付できずに変更を届け出なければならない場合には、労働条件の不利益変更がどの程度のものか、 それに変わる見返りがあるか、 変更には経営上の必要性があるか等の高度の合理性の有無を問われ、 合理性を認められないかぎり届出は受理されません。
先ほど、会社で働く従業員の性別、年齢、能力、価値観にそれぞれ違いがあるということを書きましたが、 これは会社にもいえることです。日本中にある数え切れぬほど多数の会社は、業種、規模の違いのみならず、 社風、歴史、経営方針等にもそれぞれ違いがあります。その面から見れば会社が100あれば、 就業規則もその会社の実情にあわせたオリジナルの就業規則が100とおりあってよいはずです。
就業規則の見直し
会社の実情に合わせたオリジナルの就業規則を作成・届出・周知できたとしても、それでいつまでも安泰 というわけにはいきません。従業員の入れ替わりがあれば能力、考え方、価値観等に変化ありますので、 就業規則もそれに合わせて変更しなければなりません。経営方針等に変更があれば、やはりそれに合わせた変更が必要です。
仮に会社の内側になにも変化がなかったとしても、会社の外側に変化が生じればやはり就業規則の変更が必要になります。 会社の外側の変化とは,労働・雇用に関する法律等の改正やそれらに伴う社会情勢の変化です。
先年の｢高年齢者雇用安定法｣の改正により、会社は①定年の(段階的）引き上げ ②継続雇用制度の導入 ③定年制度の廃止のいずれかの措置をとらなければならなくなりました。この法改正にあわせて就業規則での 定年の(段階的） 引き上げ変更、あるいは定年を60歳にとどめる場合では継続雇用制度を条項に盛り込む変更をおこなわなければ、 60歳定年が無効になるだけではなく、定年制度そのものが無効になりかねません。
また、最近の悲惨な飲酒運転事故の増加に対しての社会の関心の増大等に関しては、日常のミーティング等 の注意喚起だけだなく、 ｢車両管理規程｣等の整備により従業員に周知しておけばより深く労務管理ができますし、 想像したくはありませんが最悪にもいざそういうことが起きたときに会社にとってリスクを回避する手段のひとつ になり得ます。 (もちろん、これをもって道義的責任を完全に免れるものではありません。）
就業規則を作成するときには、会社の内外にある様々なリスクを事前に想定し、それに対応できる条項をあらかじめ 定めておかなければなりませんし、出来上がった就業規則も随時見直しをおこない、必要に応じて変更しなければなりません。
このようにして就業規則を作成、変更したとしてもロッカーの奥等にしまったまま誰の目にもとまらないようでは意味が ありません。従業員の誰もがいつでも簡単に読むことができるようにし、労使双方が誠実に履行することにより就業規則の効果が発揮します。
業務手順
当事務所では、会社の業種、規模、社風、経営方針等をお聞きし打ち合わせをおこなったうえで、会社の外部、 内部にある様々なリスクに対応できるオリジナルの就業規則、その他各種諸規程の作成、変更をいたします。 委託をいただけた場合の業務の流れは次のようになります。
| 1. 旧就業規則の確認（就業規則の変更の場合） 2. 打ち合わせ 3. 就業規則案作成 4. 打ち合わせ、修正（2～4は納得を得るまで複数回） 5. 説明会 6. 最終決定、必要な労使協定の作成 7. 届出準備 8. 届出 |
お客様のご希望により、例えば労働基準監督署への届出はご自身でされるという場合にはその部分は省略します。 2～4の部分は回数を指定せず、納得をいただけるまで何回でもかまいませんが、お客様の協力を得られないために いたずらに回数が増える場合には別に料金を請求するケースがあります。
会社で現在定めている就業規則が、現行法に適しているかを判断する｢簡易診断｣を キャンペーン価格2,000円 にて承りますので興味のある方は是非ご利用ください。
就業規則の作成、変更は当事務所よりのお見積もりに対しご了解をいただけるまで、｢簡易診断｣は就業規則を お預かりするまでは、 料金は発生しませんのでお気軽にお問い合わせください。
対応地域 顧問契約については、東京23区（練馬区・豊島区・杉並区・ 世田谷区・中野区・新宿区等）、 多摩地区（東村山市・清瀬市・東久留 米市・小平市・小金井市・国立市・国分寺市・三鷹市・武蔵野市・西東京 市・武蔵村山市・東大和市・立川市・府中市・調布市・昭島市・福生市等）、 埼玉県南部（所沢市・新座市・入間市・狭山市・ふじみ野市・富士見市・志木市・朝霞市・三芳町等）にて、承ります。 スポット契約、及びセミナー・講演については、特に地域の指定なく、ご相談の上 にて承ります。
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